DOOR is een culturele instelling met een groot sociaal hart. De organisatie draait grotendeels op vrijwilligers. Essentiële vrijwilligers hebben duidelijk omschreven taken in een vrijwilligerscontract.Ook een vrijwilligersorganisatie moet professioneel geleid worden. Daarvoor zoekt het bestuur van DOOR een Ondersteuner Beheer o.b.v. een ZZP-constructie.

De opdracht aan de Ondersteuner Beheer is er voor te zorgen dat de organisatie en het gebouw goed functioneren. Hiertoe behoren onder andere: de verhuur van ruimtes (van bezichtiging tot sleuteloverdracht | van opzegging tot inleveren sleutels), factureren van losse verhuur van ruimtes, plannen van alle activiteiten in Stager, opvolgen van betalingsachterstanden bij huurders, beheer van sleutels, bewaken kwaliteit van het gebouw (heel, gezond en veilig), bewaken kwaliteit verhuurderuimten (leeg, schoon, alles wat er moet zijn is er, alles werkt), uitvoeren huursubsidieregeling, aanspreken huurders en gebruikers van het pand als er sprake is van ongewenst gedrag.

De Ondersteuner Beheer verbindt het stichtingsbestuur en de vrijwilligersorganisatie. Als spin in het web heb je uitgebreide communicatieve vaardigheden, inlevingsvermogen, alertheid, administratieve vaardigheden. De Ondersteuner Beheer werkt samen met de Ondersteuner Sociaal en de essentiële vrijwilligers (gebouwbeheer, muziekcoördinator, exposities, inrichting, PR).

De Ondersteuner Beheer heeft een grote mate van vrijheid en een eigen budget. Hij/zij legt eenmaalper kwartaal schriftelijk verantwoording af aan het bestuur over de invulling van de functie.

‍

Doel van de functie

De Ondersteuner Beheer draagt bij aan een organisatie die effectief en doelmatig de doelen van DOOR nastreeft en daarbij de menselijke maat niet uit het oog verliest.

De Ondersteuner Beheer zorgt voor een gebouw dat heel, gezond en veilig is.

‍

Profiel

De arbeidsvorm is de zzp-constructie. De Ondersteuner Beheer is ingeschreven bij de KvK en heeft een WA-verzekering.

Er is geen sprake van een gezagsrelatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Vanwege het ontbreken van deze voorwaarde is geen sprake van een arbeidsovereenkomst (echte dienstbetrekking).

De functie is voor bepaalde tijd, te weten één jaar. Bij goed functioneren wordt contract met één jaar verlengd.

De Ondersteuner Beheer levert jaarlijks diensten van 728 uur, wat neerkomt op een gemiddelde van 14 uur per week. Deze 14 uur worden in overleg met de Ondersteuner Cultuur zodanig verdeeld over de week dat er een optimale aanwezigheid c.q. aanspreekbaarheid is van één van beide ondersteuners.

Het honorarium van opdrachtnemer bedraagt € 38,02 per uur (incl. BTW).

In dit honorarium zijn alle werkzaamheden begrepen, zoals bijv. de tijd voor voorbereiding, overleg met de opdrachtgever of diens vertegenwoordiger. De in het kader van de opdracht door opdrachtnemer in redelijkheid gemaakte materiaalkosten worden afzonderlijk en gespecificeerd in rekening gebracht op basis van onderliggende nota’s en specificaties.

Plaats van tewerkstelling is De Munt 5. Het bestuur zorgt voor een afsluitbare kantoorruimte met kasten, vergadertafel, stoelen en wifi. Het kantoor is voor de community een herkenbaar punt om contact te leggen met de organisatie DOOR en informatie te vragen. Thuiswerken is niet de bedoeling, maar kan in sommige gevallen toegestaan worden.

Tenzij het bestuur anders beslist is de Ondersteuner Beheer de eerst verantwoordelijke voor de uitvoering van bestuursbesluiten op zijn werkgebied. Daarmee wordt bedoeld dat de Ondersteuner Beheer in de organisatie vrijwilligers zoekt voor de feitelijke uitvoering van een bestuursbesluit. In die rol is de Ondersteuner Beheer de rechterhand en belangrijkste adviseur van het bestuur. Het bestuur op haar beurt moet er op kunnen vertrouwen dat de Ondersteuner Beheer de opgedragen taken goed georganiseerd heeft.

Bij de uitvoering van zijn werkzaamheden houdt de Ondersteuner Beheer rekening met de uitgangspunten van het stichtingsbeleid t.a.v. diversiteit en inclusie.

Taken en verantwoordelijkheden

Algemeen

De Ondersteuner Beheer ondersteunt het bestuur bij de uitvoering van het beleid.

Beheer ruimten

• Aanspreekpunt voor alle huurders, coördinatoren, vrijwilligers en overige gebruikers;

• Invullen standaardcontracten voor verhuur (N.B. ondertekening ateliers, kasten enterugkerende verhuur doet bestuur);

• Plannen en registreren van het ruimtegebruik (niet ateliers) in Stager;

• Bewaken kwaliteit (schoon, heel en veilig) van de verhuurde ruimten;

• Voorkomen en oplossen van conflicten bij verhuur/gebruikers van het gebouw aanspreken opongewenst gedrag (afval, brandveilig, niet naleven huisregels);

• Beheer van sleutels;

• Bijhouden wachtlijst en zoeken naar nieuwe huurders voor ateliers en abonnees;

• Stimuleren losse verhuur;

• Er voor zorgen dat de ateliers op de begane grond een representatieve uitstraling hebben;

Voor de processen ‘inboeken atelierhouder’ en inboeken abonnee zijn procesbeschrijvingen gemaakt.

Beheer financiën

• Aanmaken eerste facturen van verhuur ateliers en kasten (borg, lopende maand, periodiekmaand);

• Factureren losse verhuur en terugkerende verhuur (v. podiumzaal);

• Opvolgen betalingsachterstanden;

• Uitvoeren huursubsidieregeling;

Beheer communicatie

• Postmaster voor info@doordordrecht.nl;

• Afstemmen met Ondersteuner Sociaal;

• Afstemmen met het bestuur;

• De Ondersteuner Beheer communiceert met en reageert op de community.

Beheer informatie

• Actueel houden van Stager, sleutelsysteem, wachtlijsters in php-list;

• Toevoegen nieuwe huurders, abonnees als contactpersoon in Moneybird;

• Bijhouden van een eigen administratief systeem;

• Beheerder actuele lijsten (atelierhouders, kasthouders, vrijwilligers, wachtlijsters);

• Bijhouden van kengetallen zoals die benodigd zijn voor het jaarverslag. Voorbeelden: aantallen bezoekers, kwaliteitsbeoordelingen bezoekers, etc.

Beheer essentiële vrijwilligerscontracten

• Voeren van evaluatiegesprekken met essentiële vrijwilligers (desgewenst i.s.m. bestuurslid).

Benodigde kennis

• Bekend met Stager, Moneybird, Maasland (sleutelregistratie), php-list, of bereid zich hierin te verdiepen.

Vaardigheden

• Vasthoudend (m.n. bij wanbetalers)

• Helicopterview

• Ordelijk, systematisch en gestructureerd

• Samenwerker

• Verantwoordelijkheidsgevoel

• Communicatief

‍

‍

‍