Functieomschrijving

De secretaris is de “regelaar en ondersteuner” van het bestuur.

Belangrijkste taken

• stelt (samen met de voorzitter) een agenda op voor de bestuursvergaderingen,
• notuleert die vergaderingen
• handelt de briefwisseling en het e-mailverkeer met derden af.
• schrijft vaak ook de persberichten (samen met communicatie en pr)
• houdt het (knipsel) archief bij
• is verantwoordelijk voor de ledenadministratie (vrijwilligersadministratie)

Extra aandacht voor

Toezicht op het naleven van afspraken (samen met de voorzitter)

Kwaliteiten/competenties/persoonlijkheid

Kan goed hoofd- en bijzaken van elkaar onderscheiden, schrijft gemakkelijk en heeft plezier in “het papierwerk”. Kan goed met de computer overweg. Is handig in het overzichtelijk opslaan van documenten, zodat het voor iedereen terug te vinden is. En bewaakt ook de “toegankelijkheid” van documenten.

Ervaring

• Ruime administratieve ervaring.
• Ervaring in een vrijwilligersorganisatie is een pre
• Ervaring in een sociaal maatschappelijk culturele omgeving is een pre

Portefeuille houder van

Portefeuille secretariaat/administratie en andere portefeuilles in overleg

Welke rollen zijn er in de uitvoering/werkplaats waar de secretaris veel mee samenwerkt?

Coördinator vrijwilligers, Medewerker administratie.